ERP als Basis für die digitale Transformation

Kuhn Fachmedien

Artikel vom 12. September 2019
Branchensoftware

Die Reiss Büromöbel GmbH ist ein traditionsreicher Industriebetrieb mit Sitz im brandenburgischen Bad Liebenwerda. Das Unternehmen vollzieht derzeit den Schritt zu einem zukunftsweisenden Industrie-4.0-Betrieb. Der Bau eines neuen Werks und die Einführung eines neuen ERP-Systems für eine flexible Fertigungssteuerung und vernetzte Maschinenkommunikation bilden die Grundlage für den digitalen Transformationsprozess, der bis 2022 abgeschlossen sein soll.

Mit Einführung eines neuen ERP-Systems hat Reiss Büromöbel die Grundlage für die Neuausrichtung der Organisationsstrukturen geschaffen und kann eine wirtschaftliche Losgröße-1-Fertigung sicherstellen. Bild: Vlex

Die Reiss Büromöbel GmbH entwickelt, produziert und vermarktet bundesweit über mehr als 270 Fachhandelspartner und weitere Vertriebsnetzwerke im europäischen Ausland hochwertige Büromöbel für Industrie, Gewerbe und Verwaltung.

Das Leistungsspektrum umfasst innovative und ergonomische Büromöbelsysteme wie Steh-Sitz-Arbeitsplatz-, Kommunikations-, Akustik-, Stauraum- und Empfangslösungen – vom Einzelarbeitsplatz bis zu komplexen Objekteinrichtungen. Rund 180 Mitarbeiter erwirtschaften am Hauptsitz in Bad Liebenwerda einen jährlichen Umsatz von über 43 Millionen Euro.

Reiss verfügt über eine prozessorientierte Fertigungsorganisation, die alle Prozesse von der Planung bis zur Auslieferung durchgängig aus einer Hand umfasst. Die Anpassbarkeit an individuelle Kundenanforderungen ist ein Erfolgsfaktor und zeichnet das Unternehmen bis heute aus. Die hohe Variantenvielfalt stellt dabei entsprechende Anforderungen nicht nur an das ERP-System, sondern vor allem an das Datenmanagement und den Produktkonfigurator im Kern der Lösung. Neue Erfordernisse im Tagesgeschäft und Prozessoptimierungen machten jedoch im Laufe der Jahre immer wieder Anpassungen und Erweiterungen notwendig, die zu Lasten der Releasefähigkeit des Gesamtsystems gingen. In der Folge konnte kein neueres Release des ERP-Systems eingeführt werden, ohne die bisherigen Systemerweiterungen zu verlieren beziehungsweise neu programmieren zu müssen. So reifte 2014 schließlich der Entschluss in der Geschäftsführung, eine vollständig neue Softwaregeneration einzuführen, um sich zukunftssicher aufzustellen.

Mit einem automatisierten Blechbearbeitungs-Zentrum sowie einem automatisierten Plattenlager mit Zuschnittoptimierung erzielt Reiss eine überdurchschnittlich hohe Effizienz seiner Wertschöpfungsprozesse. Bild: Vlex

Technologie und Integrationsgrad sind entscheidend

Die Auswahl einer zukunftsfähigen, anforderungsgerechten ERP-Software sollte schließlich im Rahmen einer Ausschreibung evaluiert werden. Mit Unterstützung einer externen Unternehmensberatung, die den Prozess von der Anforderungsaufnahme und Lastenhefterstellung bis zur Vertragsverhandlung begleitete, startete die Ausschreibung zum Januar 2015. Besondere Anforderungen in dem Auswahlprozess stellten sich vor allem durch die hohe Wertschöpfungstiefe. So mussten sämtliche Fachbereiche wie Produktentwicklung, Vertrieb, Büroplanung, Logistik und Fertigung abgebildet sowie mit der Metall- und Holzbearbeitung auch verschiedene Fertigungsbereiche unterstützt werden. »Neben einem hohen Erfüllungsgrad unserer fachlichen und prozessualen Anforderungen war uns dabei vor allem ein hoher Integrationsgrad wichtig, insbesondere im Hinblick auf die Finanzbuchhaltung, denn die Anbindung der externen Finanzbuchhaltung war bislang bei komplexeren Fragestellungen in der Kostenrechnung immer mit gewissen Einschränkungen verbunden – davon wollten wir weg«, beschreibt Reiss-Geschäftsführer Hans-Ulrich Weishaupt. Zudem sollte die Lösung mit Blick auf die Folgekosten über eine Vielzahl von standardisierten Schnittstellen verfügen und künftige Systemanbindungen über eine offene Schnittstelle erlauben.

Der Stammsitz von Reiss Büromöbel im brandenburgischen Bad Liebenwerda, an dem rund 180 Mitarbeiter beschäftigt sind. Bild: Vlex

Da Reiss neben der Holzfertigung ebenfalls die komplexen Anforderungen einer Metallfertigung erfüllen muss, sollte der künftige Softwarepartner über eine gewisse Expertise in der Möbelfertigung verfügen. Um die hohe Variantenvielfalt abbilden und durchgängige Konfigurationsabläufe zu gewährleisten, musste der Variantenkonfigurator nicht nur aufgesetzt, sondern tief in das ERP-System eingebettet sein. Im Verlauf des Ausschreibungsprozesses konnten sich schließlich zwei Lösungen gegen den Wettbewerb durchsetzen, die in der Lage waren, den komplexen Anforderungskatalog zum großen Teil bereits im Standard abzubilden. »Eine solche Entscheidung hängt aber auch nicht nur am Preis und dem gebotenen Leistungspaket, sondern ist auch immer ein Stück weit Bauchsache. Die Chemie muss da auch passen. Den Zuschlag haben wir am Ende der Vlexsoftware+consulting GmbH erteilt, da für uns die Kommunikation als mittelständisches Unternehmen auf Augenhöhe sehr konstruktiv und ergebnisorientiert war. Die hohe Variantenkompetenz und das Gefühl, mit dem Java-basierten System auch technologisch die notwendige Flexibilität für die Zukunft einzukaufen, gaben uns hier einfach das Plus an Sicherheit bei der Entscheidung«, so der Firmenchef.

Fertigungsoptimierung bei vollständiger Prozesstransparenz

Seit September 2017 arbeiten rund 80 Anwender in allen Unternehmensbereichen mit »Vlexplus« im Produktivbetrieb. Seither ist Reiss in der Lage, die gestiegenen Anforderungen – etwa im Hinblick auf einen automatisierten Datenaustausch, elektronische Bestellprozesse oder den Versand elektronischer Rechnungen – wirtschaftlich und ohne Störungen der betrieblichen Abläufe umzusetzen. Der elektronische Datenaustausch erfolgt dabei über eine OFML-Schnittstelle (Office Furniture Modeling Language), die es dem Büromöbelhersteller ermöglicht, eigene Webshops sowie Vertriebs-, Konfigurations- oder Katalogportale nahtlos integrieren und komplexe Multichannelstrategien verfolgen zu können. Der Mitarbeiter kann somit seinen Fokus ganz auf die Prüfung des Auftrags richten, wovon insbesondere die Servicequalität profitiert.

Auch die Prüfung von Ressourcen und Kapazitäten zum Zeitpunkt der Auftragserfassung wird mit dem neuen System optimiert. Dank sauberer Rückmeldeprozesse können Materialabläufe systemseitig vollständig automatisiert überwacht werden. Dies macht manuelle Inventuren obsolet und schafft höchstmögliche Transparenz beim Lagerbestand und in der Materialbuchhaltung. Die Anbindung an das automatisierte Plattenlager und Zuschnittzentrum erlaubt darüber hinaus eine integrierte Verschnittoptimierung. Damit stellt das Unternehmen nicht nur die zuverlässige Basis für Nachkalkulationen sicher, sondern auch, dass der gesamte Prozess mit minimalem Ressourceneinsatz abgewickelt wird.

Neues Werk nach Industrie-4.0-Vorbild

»Die Wettbewerbsfähigkeit eines Büromöbelherstellers hängt entscheidend von seiner Fähigkeit ab, individuelle Anforderungen ohne großen Mehraufwand umsetzen zu können. Mit der Systemumstellung haben wir die Grundlage für die Neuausrichtung unserer Organisationsstrukturen geschaffen und sind überdies imstande, eine Fertigung mit Losgröße 1 sicherzustellen, ohne dass dies zu Lasten unserer Wirtschaftlichkeit geht. Durch die Möglichkeit, die Fertigung flexibel umzustellen, etwa von der Losgrößenfertigung auf eine tagweise Einzelfertigung, können wir künftig bei Bedarf auch die Durchlaufzeiten gezielt verringern«, so Hans Ulrich Weishaupt.

Der Bau eines neuen Werks auf über 12.500 Quadratmetern Fläche mit einem integrierten MES-Feinsteuerungssystem und mit einer zukunftsweisenden Losgröße-1-Anlage ist derzeit in der Umsetzungsphase. Als eines der leistungsfähigsten und modernsten Werke der Branche mit intelligenten Maschinen soll dieses nach dem Vorbild der Industrie 4.0 ab Oktober 2019 den Betrieb aufnehmen. Die Basis für den digitalen Transformationsprozess hat Reiss mit der Umstellung des Systemkernes bereits gelegt.